Poslední dobou jsme si u nás dělali trochu revizi, jak u nás zaučujeme nováčky. Říkala jsem si, že by bylo skvělé srovnat to s dalšími agenturami. Oslovila jsem několik svých známých z top českých agentur a dali jsme dohromady velmi dlouhý článek. Myslím, že je to hodně výživné a inspirativní, protože každá firma k tomu přistupuje jinak.

Texty jsem seřadila podle toho, jak mi chodily do emailu a nejdříve píšu o tom, jak to děláme u nás.

A pokud raději posloucháte, tak tady je moje shrnutí v audio podobě:

Zaučování nováčků v uLabu

Aktuálně se snažíme, aby se nováčci co nejdříve zapojili do práce. Z learningu dostanou jen úvod do PPC ekosystému a důležitých metrik. Následně mají další learningy tzv. on-demand – tedy přímo na to, co zrovna mají udělat. Zadáme jim např. video, na které se mají kouknout nebo článek k přečtení. Potom s nováčky projdeme, jak nové téma pochopili a vyřešíme otázky. Nováčci k sobě mají vždy teamleadera – seniorního člověka, který mu zadává práci, kontroluje výstupy, feedbackuje a dále ho rozvíjí.

Ještě k těm videím – většina learningů u nás probíhá právě touto formou. Asi dva roky zpátky jsme natočili sérii learningových videí plus používáme videa z našeho kurzu na DigiSemestru. Vše máme v naší soukromé skupině na FB, kde lze videa moc pěkně organizovat a také sledovat, kdo už co viděl. Lidi oceňují, že se k videím mohou kdykoliv vrátit. 

Snažíme se, aby nováčci na začátku dělali:

• nasazování akcí – display, socials – u většiny firem, kde se akce nasazují, se tato aktivita často opakuje, díky tomu si nováčci osahají systémy a trochu se zorientují
• morning checky – díky tomu si nováčci trochu víc zažijí metriky a cíle na firmách
• pravidelné kontrolní aktivity – které jsme přejmenovali na “fuckup prevention activities“, aby bylo jasné, proč jsou tak důležité 😉

V rámci některých learningů zadáváme také cvičné úkoly – třeba u metrik máme sadu úkolů, kde lidi mají číst z grafu. Podobně třeba zase na shody máme cvičení – nejvíc dělá nováčkům problém pochopit vylučující slova a fungování shod. 

Hodně se nám osvědčilo lidem zadávat projekt, který si řeší od nuly. Většinou jsou v kampaních víc zorientovaní a líp se jim optimalizují. 

Máme PPC Knowledge Atlas – spreadsheet, kde zaznamenáváme pokroky a pravidelně to s nováčkem procházíme. Je to bezva pomůcka – člověk se sám ohodnotí, vidí jak se mu daří vzdělávat, kde má ještě mezery a máme tam i sepsané zdroje, kde se dovzdělat.

Zaučování nováčků v Proficiu

Každého nováčka má na starosti teamleader, který se mu věnuje a je mu k dispozici pro případné otázky, zadává mu práci, řeší jeho proces zaučení, spokojenost…

Napříč týmy máme sestavenou osnovu a timelinu zaučovacího procesu a interní wiki se studijními materiály (videa, prezentace), kterou dle potřeby aktualizujeme. Máme koupené ověřené kurzy.

Většinou nováček začíná (pokud je úplný začátečník) studiem dle harmonogramu, asistencí seniornějšímu kolegovi, který má na něj přiděleny hodiny navíc. Pomáhá mu s dílčími pracemi: kontrolou vyhledávacích dotazů, umístěním, analýzou klíčových slov, nasazením jednoduché kampaně. Většinou tak, aby to ladilo s harmonogramem zaučení. Vše kontroluje seniornější kolega nebo teamleader. Takto vypadá osnova:

• Začínáme pochopením: klíčová slova vs vyhledávací dotaz, shody, sběr klíčových slov, struktura, reklamy, search terms
• Práce s editorem
• Další typy kampaní (shopping, display…)
• Bidovací strategie
• Reporting (vyhodnocování, komentář)
• Založení účtů, kódy (jakmile dostane prvního klienta, kde je to nutné řešit)
• Skripty

Dle šikovnosti dostává nováček první účty s malými rozpočty a pomalu plní svůj úvazek. Většinou rychle dokážeme rozpoznat potenciál.

Vzhledem k náročnosti zaučování nových lidí a k tomu jak firma roste nyní řešíme Trainee program –  vzdělávací program pro uchazeče, kteří projdou výběrem. Během něj získají znalosti z více oblastí a dle jeho šikovnosti a jeho i našich preferencí pak bude umístěn do konkrétního oddělení (Analytika, CSM, DigAd).

(Text sepsala: Lucie Mifková, Digital advertising director v Proficiu)

Zaučování nováčků v Kofeinu

Vždy záleží na zkušenostech nováčka, ale reálně si každý projde tříměsíčním onboarding procesem. 

V posledních dvou letech je stále důležitější rychlé zapojení nováčka do práce na klientech, proto stále revidujeme obsah informací, které považujeme za důležité nováčkům “dostat do hlavy”. Co je ještě klíčové? Co může přijít později?

V prvním měsíci absolvuje sérii osobních školení. Po každém “tématu” přichází test s ověřováním, co si skutečně nováček pamatuje/pochopil. Když se nedaří, soustředíme se s ním na slabá místa, než se posune na další úroveň.

V každé fázi se snažíme zachytit, zda tempo osvojení vědomostí odpovídá ozkoušenému standardu. Když vidíme, že má nováček potíže už u základních témat, je vysoce pravděpodobné, že ty náročnější oblasti už zcela nezvládne. Cílem je ve zkušební době co nejdříve odhalit potenciál nováčka.

V druhém měsíci už probíhá (nebo proběhl) takzvaný “testovací klient”. Tedy kompletní realizace kampaní fiktivního klienta, včetně simulované komunikace s klientem. Testujeme jednak osvojení praktických dovedností, tak pochopení interních procesů, práci s interními nástroji a v neposlední řadě schopnost komunikace s klientem.

Pokračuje pokročilé školení a nováček už často vypomáhá ostatním specialistům s jednorázovými pracemi (nasazení bannerových slevových akci a podobně).

Na konci druhého měsíce už obvykle dostává první reálné klienty do plné správy. K ruce má teamleadera, který nad ním drží ochranou ruku a pomáhá zajistit, že kvalita naší práce neklesne ani s juniorem pod naše standardy. Jsme si vědomi, že práce zabere nováčkovi více času + dodatečné kontroly seniorním specialistou také vyžadují čas, ale je to investice na naše náklady (nikoli klienta). Klient hradí standardní očekávaný rozsah prací, které by odvedl kdokoli ze zkušených specialistů v týmu.

Třetí měsíc dobíhá poslední série školení, snažíme se nováčka vytížit reálnými klienty na více než 50 % jeho kapacit (alespoň). Čím dříve si osvojí práci nad větším počtem klientů, tím lépe. Zvládne si totiž zavčas dobře organizovat svou práci, efektivitu, GTD.

Nad celým procesem drží dohled Asana, kde vedeme zaškolení nováčka jako jeden velký úkol rozpadnutý do série podúkolů, s milníky, termíny, zodpovědnými osobami. Vždy tak víme v jaké fázi se zaškolení nachází.

Edukace a zaškolování samozřejmě pokračuje i po třetím měsíci, ale první tři měsíce považujeme za klíčové a předem definované. Další vzdělávání určuje portfolio klientů, které nováček dostane, potřeby těchto klientů a jeho vlastní dovednosti.

(text sepsal: Robert Štípek, CEO Kofeinu)

Zaučování nováčků v 6clickz

V 6clickz od začiatku naberáme len juniorných uchádzačov. S veľkou pravdepodobnosťou nikdy nebudeme agentúra o 100 ľuďoch, a to len preto, že sa každému nováčikovi chceme veľmi dôkladne venovať, aby už po prvom roku fungovania predčil skill setom, ktorým disponuje aj mnohým seniorom. 

Už na pohovore sa snažíme úvodným testom zručností nájsť šikovných ľudí, pretože rokmi praxe sme zistili, že jednou z najdôležitejších zručností je selský rozum.

Náš zaškolovací proces je postavený na súbore taskov, ktoré sme pomenoval Paid Ads Matrix. Matrix je rozdelený na 3 fázy a každá fáza pozostáva z dvoch častí – learn n study a work. Tak dokážeme rozdeliť učenie od samotnej práce na kampaniach. 

Každý nováčik dostane na začiatku mentora, pod ktorého dohľadom budem vo firme pracovať. Snažím sa, aby s týmto mentorom pracovali dlhodobo až na úroveň, kedy spoločne riešime employee OKRs, ktoré sú priamo napojené na tie firemné.

V Asane používame pre každý task vlastné polia (custom fields):

• Difficulty – big rock, medium rock a small rock 
• Priority
• Work status – aby sme v akom štádiu task je
• Hours – na prvých matrix sme spriemerovali, koľko task zaberá a vieme tak presne koľko celý onboarding zaberie
• Context
  • Home – mal by študovať doma
  • Anywhere – môže si vybrať, kde bude tasky robiť
  • Mentor – tasky, ktoré spracovávajú spoločne s mentorom
• Floating deadlines – projekt vygeneruje podľa data vytvorenia projektu deadline pre jednotlivé úlohy. 

Súčasťou vzdelávania sú rôzne videá a platené kurzy. Samozrejme je medzi nimi aj ten od uLabu 🙂. Každá úloha či už praktická alebo teoretická pozostáva zo subtasku, aby si spracovali otázky na mentora. Po niekoľkých okruhoch, keď sa otázky nazbierajú prebehne spoločné sedenie, aby sme mali meeting agendu a nemuseli za ním chodiť stále s jednou vecou. 

Po zaškolení začína nováčik nasadzovať akciové kampane a dostane úlohu, aby pripravil audit daného účtu – čo by sám zmenil alebo zlepšil. Týmto začína premýšľať a rovno sa snažíme vybrať prvý (jednoduchší) účet, ktorým začína práca na kampaniach. Z dlhodobého pohľadu mám však dokonca lepšie skúsenosti, keď hneď na to začnú pracovať s účtom, kde je spend aspoň +500k Kč, pretože na každej novinke či každom experimente vidia hneď výsledky. Je však veľmi dôležité, aby sme prácu ešte 1 mesiac dôkladne sledovali. 

Ak už je nováčik zabehnutý, tak začína s nami absolvovať interné školenie, ktoré sme si pomenovali Paid ads journal club.

• Prediskutujeme issues – ak sa niekto potýka s problémom a potrebuje poradiť
• Máme zodpovedného človeka, ktorý odprezentuje novinky (striedame sa)
• Nadefinujeme si z noviniek experimenty, ktoré zapisujeme do changelogu (airtable)
• Hypotézy, ktoré sa potvrdili zaraďujeme do optimalizačného templatu a zapracujeme na všetkých klientoch

(text sepsal: Milan Cidilo, CEO 6clickz)

Zaučování nováčků v Tastu

Onboardingový proces u nás začíná osvojením si interních procesů a využívání nástrojů pro organizaci práce typu Teamwork, Google Workspace atd. Již během těchto prvních dnů zároveň dostává specialista svého první klienta, aby se mohl učit pracovat s nástroji v reálném prostředí a ne pouze na teoretických případech.

Postupem času získává specialista vzhledem ke svým schopnostem a specializaci další a další klienty a poměr času mezi učením se a správou klientů se tak začíná pomalu otáčet. V prvních měsících ale specialista nikdy nepracuje na klientech úplně sám a vždy má k sobě někoho ze seniorních kolegů. Tímto pravidlem se snažíme minimalizovat fluktuaci specialistů u klientů a zároveň díky tomu máme jistotu, že si každý specialista skvěle osvojí veškeré zásady a procesy a naučí se spravovat kampaně dle našich best practices.

Co se týče produktové roviny onboardingu máme nastavené tzv. competency tiers, kde s každým nově nastupujícím specialistou definujeme, na jaké úrovni se v konkrétních disciplínách nachází a jaké jsou jeho cíle a směr, kterým by se chtěl vydat. Na základě toho následně naplánujeme sérii interních školení, kterými zajistíme, aby měl každý z nováčků bez ohledu na zaměření alespoň základní přehled napříč všemi platformami a možnostmi inzerce v rámci online marketingu. V oblasti, na kterou se chce poté daný specialista soustředit, jdeme už individuálně více do hloubky v rámci práce na konkrétním klientovi, na kterém nováček spolupracuje společně se seniorním kolegou, dokud nedosáhne úrovně, že je schopný klienta převzít a spravovat samostatně.

Competency tiers máme rozdělené do oblastí typu search, display + video, cenové srovnávače atd. Každá oblast má 4 stupně.

Např. v Google Ads (search + výkon obecně):

1. Základní využívání systému, znalost možností systému, tvroba jednoduchých kampaní, znalost zásad UTM značkování a měření
2. Schopnost navrhnout složitější struktury kampaní včetně pokročilého cílení, tvorby vlastních publik, rozšíření atd., znalost využívání dynamických formátů a jejich nastavení
3. Perfektní znalost nejen systému ale i editoru, znalost práce s dílčími nástroji jako je GMC, Mergado, GA, PPC Bee atd., schopnost efektivně testovat a komunikovat s klientem na dostatečné úrovni.
4. Schopnost vést interní i externí workshopy a školení a skvělá schopnost interpretace a prezentace dat

V oblasti procesního onboardingu je v týmu vždy “buddy”, který se nováčkům věnuje a zaškoluje je. V oblasti produktového onboardingu školení vedou různí specialisté z týmu vzhledem k jejich odbornosti. V obou případech je ale individuální školení nebo konzultace vždy až druhým krokem.

V rámci efektivity práce, úspory času a uchování know-how v týmu máme vybudovanou znalostní databázi na platformě Spaces, kde nově nastupující specialista najde veškeré informace k fungování firmy, využívání nástrojů i best practice návody k jednotlivým reklamním systémům a nástrojům. Znalostní databáze je prolinkovaná s onboardingovým plánem, kde je podle důležitosti osvojení si jednotlivých činností jasně dáno, čemu se má nově příchozí specialista věnovat v daném časovém horizontu. Tento plán je v prvních týdnech téměř shodný pro všechny nastupující a postupem času se customizuje právě podle úrovně odborných znalostí konkrétních specialistů.

(text sepsal: David Janoušek, Taste)